Jei darbuotojo ir buhalterijos atostogų likučiai nesutampa, priežastis dažniausiai slypi ne skaičiavimo klaidoje, o darbo laiko apskaitoje: neužfiksuotose dalinėse atostogose, pasikeitusiame darbo grafike ar rankiniu būdu perkeltuose duomenyse. Kuo ilgiau tokie neatitikimai kaupiasi, tuo sunkiau juos atsekti, o atleidžiant darbuotoją jie virsta pinigais.
Iš kur kyla tos dvi dienos
Per daugelį metų buhalterijoje mačiau tą pačią istoriją. Darbuotojas ateina ir sako, kad jam liko dvylika atostogų dienų. Buhalterės lentelėje matyti dešimt. Abu įsitikinę, kad teisūs, ir abu iš dalies tikrai teisūs, nes kiekvienas skaičiuoja pagal savo informaciją.
Dažniausios priežastys paprastos. Darbuotojas vieną penktadienį išėjo anksčiau ir susitarė su vadovu, kad tai bus pusė atostogų dienos, bet niekas to neužrašė. Kitas pusmetį dirbo keturias dienas per savaitę, o atostogų skaičiavimas liko kaip penkių dienų savaitei. Trečias metų viduryje perėjo iš vieno padalinio į kitą, ir jo duomenys buvo perkelti rankiniu būdu. Kiekvienas atvejis atskirai atrodo smulkmena, bet per metus jie susideda į dienas, kurių niekas negali paaiškinti.
Dar viena dažna priežastis yra nedarbingumas atostogų metu. Jei darbuotojas atostogų metu susirgo ir turi nedarbingumo pažymėjimą, atostogos paprastai pratęsiamos arba perkeliamos. Tačiau jei apie tai buhalterija sužino tik po kelių savaičių, atostogų dienos jau būna nurašytos. Vėliau jas tenka grąžinti, ir ne visada kas nors prisimena tai padaryti.
Kas nutinka, jei neatitikimai lieka
Pirma, nukenčia abipusis pasitikėjimas. Darbuotojas, kuris jaučia, kad jam „nurašė“ atostogų dieną, nebūtinai ginčysis, bet įsimins. Mažoje įmonėje toks nepasitenkinimas greitai pasklinda, o kolegos ima abejoti ir savo skaičiais.
Antra, problema išryškėja atleidžiant. Darbo kodeksas numato, kad nutraukiant darbo sutartį darbuotojui išmokama kompensacija už nepanaudotas kasmetines atostogas. Jei likutis apskaičiuotas neteisingai, kompensacija bus per maža arba per didelė. Pirmuoju atveju kyla ginčas, antruoju įmonė tiesiog permoka.
Trečia, sunkėja planavimas. Kai nežinoma, kiek atostogų liko kiekvienam, sunku sudaryti vasaros grafiką, ypač mažame kolektyve, kur vienu metu atostogauti gali tik vienas ar du žmonės.
Ketvirta, kyla rizika per patikrinimą. Darbo laiko apskaita yra viena pirmųjų sričių, kurią tikrina darbo inspekcija, o netvarkingi žiniaraščiai rodo, kad ir kitose srityse gali būti spragų.
Penkta, nukenčia pačios buhalterės laikas. Kiekvienas ginčas reiškia peržiūrėti senus žiniaraščius, įsakymus ir laiškus. Viena tokia paieška gali užtrukti valandą, o metų pabaigoje, kai suderinti reikia visų darbuotojų likučius, tai jau kelios darbo dienos.
Ką sako taisyklės
Pagal Darbo kodeksą, kasmetinės atostogos dirbant penkias dienas per savaitę sudaro ne mažiau kaip dvidešimt darbo dienų. Atostogas galima dalyti, tačiau viena jų dalis paprastai turi būti ne trumpesnė kaip dešimt darbo dienų. Nepanaudotos atostogos gali būti perkeliamos, bet ne neribotai, todėl seni likučiai ilgainiui tampa ne tik apskaitos, bet ir teisiniu klausimu.
Svarbu ir tai, kad atostogų trukmė skaičiuojama darbo dienomis pagal darbuotojo darbo laiko režimą. Jei režimas keičiasi metų viduryje, keičiasi ir skaičiavimas, todėl pakeitimo data turi būti aiškiai užfiksuota.
Kaip sutvarkyti
Pirmiausia suderinkite likučius su kiekvienu darbuotoju. Ne ginčo forma, o paprastai: parodykite, kaip skaičiuojama, ir paprašykite patvirtinti arba nurodyti, kur, jo nuomone, yra skirtumas. Dažnai paaiškėja, kad skirtumas kilo dėl vieno neužfiksuoto atvejo.
Antra, susitarkite dėl vienos taisyklės: kiekviena atostogų diena ar jos dalis užfiksuojama prašymu ir įsakymu, net jei tai pusė dienos. Žodiniai susitarimai su vadovu yra dažniausias neatitikimų šaltinis.
Trečia, atsisakykite rankinio perkėlimo tarp lentelių. Kai darbo laiko žiniaraštis, atostogų apskaita ir darbo užmokestis gyvena atskirai, kiekvienas perkėlimas yra galimybė suklysti. Būtent todėl įmonėse, kurios auga, vienoje vietoje veikianti personalo valdymo sistema atostogų likučius skaičiuoja iš tų pačių duomenų, iš kurių skaičiuojamas ir atlyginimas.
Ketvirta, leiskite darbuotojams patiems bet kada matyti savo likučius. Kai žmogus bet kada gali pasitikrinti, kiek atostogų jam liko, klausimai kyla iš karto, o ne po metų.
Penkta, bent kartą per metus, geriausia prieš vasaros atostogų grafiko sudarymą, atlikite likučių patikrą. Išsiųskite kiekvienam darbuotojui jo likutį ir paprašykite patvirtinti. Tai trumpa ir paprasta procedūra, bet ji leidžia klaidas pastebėti tada, kai jas dar lengva ištaisyti, o ne tada, kai darbuotojas jau rašo prašymą atleisti.
Ko išmokau iš šių istorijų
Neatitikimai beveik niekada nebūna kieno nors nesąžiningumo pasekmė. Jie atsiranda ten, kur informacija keliauja per kelis žmones ir kelias lenteles. Kuo trumpesnis kelias nuo įvykio iki įrašo, tuo mažiau ginčų ir tuo ramiau dirba visa komanda.
Dvi atostogų dienos atrodo kaip nereikšminga smulkmena. Bet kai tokių smulkmenų dešimtys, jos tampa darbo valandomis, kurias buhalterė praleidžia aiškindamasi, o ne dirbdama tikrą darbą.