Jei užsienio klientas ar partneris pradeda atsakinėti trumpiau ir šalčiau, priežastis kartais būna ne kaina ir ne produktas, o laiškų tonas. Tiesiogiai išversti lietuviški sakiniai kitoje kalboje gali skambėti kaip įsakymai ar priekaištai. Tai lengva pataisyti, jei problema pastebima laiku, ir brangu, jei ji kartojasi mėnesiais.
Kaip tai nutiko man
Turiu nedidelę gamybos įmonę, ir prieš kelerius metus pradėjome dirbti su partneriais Vokietijoje ir Švedijoje. Laiškus rašiau pats, kartais pasitelkdamas vertimo programą. Gramatiškai viskas atrodė tvarkingai. Po kelių mėnesių viena vokiečių įmonė ėmė atsakinėti vis trumpiau, o paskui užsakymus perkėlė kitam tiekėjui.
Tik vėliau, kai vienas jų vadybininkas atvirai pasakė, kad mūsų laiškai skamba „kaip nurodymai“, supratau, kas vyko. Lietuviškai parašęs „Atsiųskite sąskaitą iki penktadienio“ galvojau, kad esu mandagus ir konkretus. Vokiškai, be įžangos ir be mandagumo formų, tai skambėjo kaip reikalavimas. Jei daryčiau iš naujo, svarbiausius laiškų šablonus nuo pat pradžių atiduočiau specialistui. Būtent tokiems atvejams skirtos ir Lighthouse vertimo paslaugos, kai verčiamas ne tik turinys, bet ir tonas.
Kas nutinka, jei tonas lieka nepataisytas
Pirma, partneriai ima vertinti jus ne pagal kokybę, o pagal bendravimo jausmą. Vieni tai pasako tiesiai, bet dauguma tiesiog pasirenka kitą tiekėją ir niekada nepaaiškina kodėl.
Antra, nesusipratimai kaupiasi. Kai kitoje pusėje esantis žmogus jaučiasi spaudžiamas, jis atsako atsargiau, o jūs tai skaitote kaip vengimą. Prasideda ratas, kuriame abi pusės viena kitą supranta vis prasčiau.
Trečia, nukenčia derybos. Skundas ar pretenzija, parašyti per griežtai, gali sugadinti santykius ilgam, net jei jūsų teisybė. Per švelniai parašyti, jie gali būti tiesiog nepastebėti.
Ketvirta, nukenčia prekės ženklas. Pasiūlymai, pristatymai ir sutarčių priedai, parašyti tuo pačiu tonu, sukuria įspūdį apie visą įmonę.
Penkta, nukenčia ir jūsų pačių komanda. Kai darbuotojai nesupranta, kodėl partneris reaguoja jautriai, jie ima rašyti dar atsargiau ir dar ilgiau, o laiškai tampa neaiškūs. Taip viena problema virsta kita.
Kodėl vertimo programa to nepataiso
Automatinis vertimas pirmiausia perteikia žodžius. Jis retai prideda tai, ko originale nėra: įžanginę frazę, padėką, sąlyginę nuosaką, kuri kitoje kultūroje būtina mandagiam prašymui. Anglų kalboje prašymas dažnai suformuluojamas kaip klausimas, vokiečių kalboje svarbi kreipinio forma ir titulai, švedų kalboje vertinamas paprastumas ir lygiavertiškumas. Lietuviškas tiesumas, kuris mums atrodo kaip efektyvumas, kitur gali būti suprastas visai kitaip.
Taip pat svarbu žinoti, kad tonas priklauso ne tik nuo kalbos, bet ir nuo situacijos. Pirmas laiškas naujam klientui, priminimas apie vėluojantį mokėjimą ir atsiprašymas dėl klaidos reikalauja skirtingų formuluočių net ta pačia kalba.
Dar vienas niuansas yra kreipiniai ir vardai. Kai kuriose šalyse įprasta kreiptis vardu jau nuo pirmo laiško, kitur tai daroma tik po kelių susitikimų. Netinkamas kreipinys gali atrodyti per daug familiarus arba, priešingai, per daug šaltas. Tas pats galioja parašui, pareigoms ir net laiško pabaigos frazei, kuri vienur yra formali, o kitur skamba kaip laiško nutraukimas.
Ką daryti praktiškai
Susirinkite dažniausiai siunčiamus laiškus: pasisveikinimą su nauju klientu, pasiūlymą, priminimą apie mokėjimą, pretenzijos atsakymą, pranešimą apie vėlavimą. Paprastai užtenka penkių ar šešių šablonų, kurie apima didžiąją dalį kasdienio susirašinėjimo.
Šiuos šablonus atiduokite išversti ir pritaikyti konkrečiai kalbai bei šaliai. Paprašykite, kad vertėjas pažymėtų, kurios vietos keičiasi pagal situaciją, o kurios lieka visada vienodos. Taip vadybininkai galės patys pildyti šablonus be rizikos sugadinti toną.
Svarbiems laiškams, pavyzdžiui, pretenzijoms, kainų pakėlimui ar sutarties nutraukimui, verta kiekvieną kartą pasitarti su kalbos specialistu. Tokie laiškai siunčiami retai, bet jų pasekmės ilgalaikės.
Naudinga sutarti ir dėl kelių taisyklių visai komandai: kokiu kreipiniu pradedamas pirmas laiškas, kada pereinama prie vardų, kaip formuluojamas priminimas apie terminą. Kai tokios taisyklės užrašytos vienoje vietoje, naujiems darbuotojams nereikia jų atrasti iš savo klaidų, o partneriai gauna vienodo tono laiškus nepriklausomai nuo to, kas juos rašo.
Ką išmokau
Kalbos klaidos dažniausiai atleidžiamos, o netinkamas tonas įsimenamas. Partneris supranta, kad užsienietis gali suklysti linksnyje ar žodžio formoje, bet sunkiai atleidžia jausmą, kad su juo kalbama iš aukšto. Šiandien kiekvienas mūsų šablonas turi versiją vokiečių, švedų ir anglų kalbomis, o naujiems darbuotojams pirmą dieną paaiškiname, kodėl jų negalima trumpinti „efektyvumo dėlei“.
Kai kalbuosi su kitais verslininkais, dažnai išgirstu, kad „užsienio klientai tiesiog kitokie“. Kartais tai tiesa. Bet kartais skirtumas slypi pačiuose mūsų laiškuose, ir jį galima pataisyti greičiau, nei atrodo. Mes patys šį darbą patikėjome specialistams: Lighthouse vertimai mūsų šablonus pritaikė ne tik kalbai, bet ir kiekvienos šalies verslo kultūrai. Tai vienas pigiausių sprendimų, kuris turėjo didžiausią poveikį mūsų užsienio santykiams.